Toimintaympäristö ja työn tekemisen tavat muuttuvat nopeammin kuin koskaan. Tarvitaan keinoja, joilla ihmiset saadaan pysymään vauhdissa mukana – ja jopa hyödyntämään sitä. Perinteiset muutosviestinnän mallit eivät valitettavasti yllä tähän. Onneksi myös viestimisen tavat voi muuttaa, vieläpä melko nopeasti.

Tässä artikkelissa kerron, miten viestiä muutoksessa tavalla, joka mahdollistaa ihmisten kyvykkyyden toimia muuttuvassa arjessa. Avaan kuitenkin ensin lyhyesti, miksi viestimisen tapaa on välttämätöntä muuttaa.

Digian vuonna 2025 julkaisema laaja muutoskyvykkyystutkimus nosti viimeistään esiin sen, miksi muutokset eivät etene: vain kolmannes suomalaisten organisaatioiden henkilöstöstä kokee, että johto kommunikoi selkeästi tulevaisuuden suuntaviivat, viestintä on avointa ja muutokset on perusteltu hyvin.

Samaan aikaan tutkimustoimisto Vastakaiun muutoksen menestystekijöiden selvitys paljasti, että jopa 97 % johtajista kyllä tietää viestinnän olevan tärkeä tekijä muutoksen onnistumisessa. Vain 27 % oli kuitenkin onnistunut muutoksissaan.

Myös Digian tutkimuksessa johto tiedosti viestinnän merkityksen, ja suurin osa koki myös onnistuneensa viestinnässä hyvin. Silti 38 suuren suomalaisorganisaation aineistossa muutoskyvykkyyden todettiin olevan heikko.

Tietoa siis on, mutta nykyinen viestiminen ei selvästikään tuo menestystä. Mistä tämä johtuu?

Nykyinen muutosviestintä passivoi

Perinteinen tapa johtaa ja viestiä muutoksista ei yksinkertaisesti enää riitä ohjaamaan ihmisiä muutosvauhdin kiihtyessä. Voidakseen muuttaa toimintaansa, ihmisen pitäisi ensin konkreettisesti ymmärtää mistä on kyse ja mitä käytännössä tavoitellaan. Sen jälkeen hänen pitäisi kokea idea mielekkääksi, uskoa aidosti sen tuomiin mahdollisuuksiin ja tuntea ajatus muutoksesta turvalliseksi. Ihmisten pitää käytännössä kokea muutos omakseen, jotta he voivat alkaa edetä sen kanssa.

Koska muutos itsessään tarkoittaa uutta ja epävarmaa ja aiheuttaa väistämättä epätietoisuutta, johtamisen ja viestimisen tulisi kyetä luomaan ihmisille heidän tarvitsemansa suunta, selkeys ja luottamus.

Tähän perinteiset muutosviestinnän keinot kuitenkaan harvoin kykenevät. Vaikka maailma ympärillä on muuttunut ja viestintäkin on ymmärretty kaksisuuntaiseksi vuorovaikutukseksi, jostain syystä muutosviestintä on edelleen pääosin hierarkista ylhäältä alaspäin tiedottamista.

Tiedottava, yksisuuntainen viestimen kuitenkin ohittaa juuri sen, mitä toiminnanmuutos vaatisi. Se passivoi henkilöstön ulkopuoliseksi viestin vastaanottajaksi ja kohteeksi. Pahimmillaan viesti tulee digitaalista kanavaa pitkin pelkästään kirjallisena tiedonantona, jolloin ihmiselle tärkeä sosiaalinen osallisuuden ulottuvuus jää täysin puuttumaan.

Ongelma on selkeä: Muutoksen toteutuminen edellyttää henkilöstön saamista mukaan kehittämään, oppimaan uutta ja tekemään suunnitelmista totta, sillä johto yksin ei sitä tee. Muutoksista kuitenkin viestitään nyt tavalla, joka sulkee henkilöstön ulos ja tekee muutoksesta vain johdon asian.

Tiedottava, yksisuuntainen viestimen ohittaa juuri sen, mitä toiminnanmuutos vaatisi. Se passivoi henkilöstön ulkopuoliseksi viestin vastaanottajaksi ja kohteeksi.

Huomio muutoksesta sen tekeviin ihmisiin

Muutosten onnistuminen edellyttää viestimiseltä uudenlaisia, ihmiset mukaan ottavia toimintatapoja, kulttuuria ja rakenteita. Listaan seuraavassa kolme keskeistä asiaa, jotka viestinnässä tulisi muuttaa.

1. Fokus

Ensinnäkin viestimisen fokus on käännettävä muutosten tehokkaasta tiedottamisesta siihen, miten viestiä vaikuttavasti muutoksessa. Huomio keskittyy nyt lähinnä muutoksen johtamiseen ja siihen, miten muutosta jalkautetaan. Toteutuksen näkökulmasta huomion tulisi kuitenkin olla muutosprosessin sijaan sen käytännössä toteuttavissa ihmisissä ja siinä, millainen viestiminen auttaa heitä toimimaan ja edistämään tavoitteita.

2. Viestintäkäsitys

Viestintä on opittava ymmärtämään kulttuurisena ilmiönä ja ihmisten välisenä jatkuvana vuoropuheluna, jota ei voi hallita tai kontrolloida ja joka myös vaatii onnistuakseen aikaa kohdata toiset ihmisinä. Tyypillisesti muutoksen viestintä nähdään edelleen suunniteltuina mekaanisina toimenpiteinä ja viesteinä, jotka voidaan lähettää vastaanottajille eri kanavissa. Muutokseen liittyvä tiimin vapaamuotoinen kahvipöytäkeskustelu voi kuintenkin tosiasiassa olla viestinnällisesti paljon vaikuttavampi kuin huolellisesti valmisteltu johdon info.

3. Tavoitteet

Muutosviestintää tulee suunnitella ja johtaa tehokkaiden prosessien ja aikataulujen hallinnan sijaan ihmisten tarpeiden ja epävarmuuksien ymmärtämisestä käsin. Ensin on keskustelun ja kuuntelun kautta selvitettävä, mitä ihmiset haluavat tietää, miten he näkevät tilanteen ja miten haluaisivat osallistua. Vasta sen jälkeen on mahdollista miettiä toimivat keinot vastata näihin. Tavoite tulee kääntää  muutoksesta kertomisesta siihen, miten herättää motivaatio tehdä siitä käytännössä totta.

Huomion tulisi olla muutosprossin sijaan sen käytännössä toteuttavissa ihmisissä ja siinä, millainen viestiminen auttaa heitä toimimaan ja edistämään tavoitteita.

Miten vahvistaa muutoskyvykkyyttä?

Tätä mietitään nyt kuumeisesti johtoryhmissä ja johdon seminaareissa. Onneksi kysymykseen on olemassa myös vastaus. Muutoskyvykkyyteen pystyy vaikuttamaan ja sitä voi vahvistaa sillä, että muutoksessa viestitään tavalla, joka mahdollistaa ihmisten innostumisen, toiminnanmuutoksen ja muutoksen käytännön edistämisen.

Tämä edellyttää, että viestinnässä toteutuu seuraavat kolme elementtiä:

  • Se saa ihmiset kokemaan, että he ovat mukana muutosmatkalla. Heidän näkemystään arvostetaan, heitä kuullaan ja he ovat mukana vaikuttamassa käytännön toteutuksiin.
  • Se auttaa ihmisiä ymmärtämään muutoksen vaikutukset ja mahdollisuudet. He hahmottavat, mikä käytännössä muuttuu, mitä muutos tarkoittaa omassa työssä ja mikä jatkossa on olennaista.
  • Se tuntuu ihmisistä omalta. He voivat kokea, että he kuuluvat muutosta yhdessä rakentavaan porukkaan, ovat omana itsenään tärkeä osa sitä ja voivat turvallisesti tuoda esiin epävarmuuksiaan.

Kolmikon merkitystä ihmisten resilienssin ja koko organisaation muutoskyvykkyyden vauhdittajana tukevat paitsi omat havainnot myös lukuisat psykologiset ja ihmisen toiminnanohjausta selvittäneet tutkimukset. Nämä tekijät löytyvät myös motivaatioteorioista.

Olen saanut niin monta kertaa todistaa, miten ihmisten suhtautuminen, reaktiot ja motivoitumisen taso aiemmin jopa vastustusta herättänyttä ideaa kohtaan voi muuttua jopa hetkessä, kun viestimisen tapa muuttuu.

Ratkaisu onkin yksinkertainen: Kyetäkseen toimimaan jatkuvan muutoksen keskellä, ihminen tarvitsee perusvarmuuden siitä, että muutos on hänelle turvallinen, hyödyllinen ja merkityksellinen. Muutosviestinnän on siis kyettävä tuottamaan tämä kokemus, uskottavasti ja totuudenmukaisesti.

Toteutuskaan ei ole monimukaista, mutta vaatii uutta näkökulmaa. Ja tähän löytyy onneksi apua.

Mistä liikkeelle?

Olemme auttaneet kymmeniä organisaatioita muuttamaan tapansa viestiä. Liikkeelle voi lähteä esimerkiksi:

– selvittämällä nykyisen viestimisen kehittämistarpeet.

– suunnittelemalla käynnissä olevan hankkeen muutosviestintä uudesta näkökulmasta.

– kouluttamalla johtoa ja esihenkilöitä ihmislähtöiseen viestintätapaan.

Kiinnostuitko?

Jos haluat muuttaa organisaatiosi viestimisen tapaa, olemme apunasi. Voit varata maksuttoman sparrauksen, jossa voimme yhdessä pohtia, miten tilanteessanne kannattaisi edetä.

Lähetä meille yhteydenottopyyntö tai laita sähköpostia minulle ella.koota@valoria.fi niin jutellaan lisää!