Kirjoitan tämän postauksen avatakseni keskustelun siitä, millainen tämän ajan ja tulevaisuuden tarpeisiin vastaava viestintästrategia on ja mitä se sisältää.

Lähdetään liikkeelle siitä, mikä uuden ajan viestintästrategia oikeastaan on. Itse kannustaisin näkemään viestintästrategian yrityksen tai muun organisaation viestintäkyvykkyyttä kokonaisvaltaisesti kehittävänä työkaluna. Viestintäkyvykkyydellä tarkoitan sekä virallista että epävirallista viestintää sisäisissä ja ulkoisissa kanavissa, eli ihan jokaisen ihmisen osaamista, mahdollisuutta ja tapaa viestiä ja vuorovaikuttaa. Lähtökohta on erilainen kuin mihin on totuttu. Jos viestintästrategia aikaisemmin keskittyi ohjaamaan viestintätiimin työtä ja sitä, miten muu organisaatio on mukana viestintätiimin työssä, nyt se laajenee koskemaan kaikkien viestintää omissa töissään. Silloin on mahdollista määritellä viestinnän tehtävä uudelleen – olennaisena osana perustehtävää sekä vision ja avaintulosten mahdollistajana.

Tämä uudenlainen näkökulma viestintästrategian tekemiseen on avannut monelle mahdollisuuden lähteä kehittämään viestintää strategisena voimavarana. Se ymmärryttää avainhenkilöt siitä, ettei yksikään strateginen tavoite toteudu ilman ihmisten välistä, tavoitteellista ja johdettua vuoropuhelua. Se tekee näkyväksi, ettei yksikään tuote tai palvelu synny tai päädy asiakkaan käyttämäksi ilman, että ihmiset viestivät keskenään. Se näyttää toteen, että tuottavuus- tai tehokkuustavoitteissa viestinnällä on keskeinen merkitys tietotyöstä hoivaan, rakentamiseen tai valmistamiseen. Puhumattakaan henkilöstötyytyväisyydestä, jossa tavat viestiä tai olla viestimättä ovat usein ratkaisevassa asemassa.

Viestintästrategia asemoi viestinnän uudelleen

Parhaimmillaan viestintästrategia osoittaa viestinnän olevan keskeinen kyvykkyys, joka:

  • Rakentaa moniäänistä yhteistyön kulttuuria, jossa viestintä on osa ydinpalveluiden tuottoa
  • Varmistaa uudistumiskyvykkyyden tekemällä asiakkaan tarpeet ja odotukset tutuksi kaikille
  • Pitää huolen siitä, että yhteispeli sujuu sisäisesti ja ulkoisesti

Tästä näkökulmasta viestintästrategiaan määritellään viestinnän perustehtävän lisäksi viestintää ohjaavat periaatteet sekä olennaisimmat, jokaisen työhön vaikuttavat kehityslinjat tai painopistealueet suhteessa strategisiin tavoitteisiin. Siihen ei linjata ydinviestejä tai viestintäyksikön operatiivisia suunnitelmia. Siihen Kanavien käytön selkeyttäminen ja parempi kohdentuvuus nousee usein tärkeäksi kehityslinjaksi koska usein viestintästrategian tekeminen osoittaa, että kanavien käyttö, käytettäviä kanavia tai muita operatiivisia suunnitelmia. Niiden koti on eri tavoitteiden näkökulmasta tehtävissä viestintäsuunnitelmissa, jotka mielellään nivotaan yhteen liiketoiminnan toimintasuunnitelmien kanssa.

Myös jokaisen kehityslinjan osalta tehdään tarvittavat projektoinnit tai roadmapit erikseen. Silloin viestintästrategia pysyy tiiviinä ja visuaalisena dokumenttina (esimerkiksi .ppt), jonka ydin on esiteltävissä nopeasti aina kun tarvitaan ja eri työryhmien työtä on helpompi ohjata toisaalta kokonaisuuden kautta ja toisaalta konkreettisten suunnitelmien avulla.

Mitä viestintästrategia sisältää?

Viestintästrategian olennaisimmat sisällöt ovat:

  1. Viestinnän tehtävä organisaatiossa (osana perustehtävää ja vision mahdollistajana)
  2. Viestinnän periaatteet (arvot, viestintäkulttuuri, äänensävy)
  3. Viestintäkyvykkyyksien nykytila suhteessa kohdassa 1 kuvattuun tehtävään tai tavoitteeseen
  4. Keskeisimmät kehityshankkeet tai painopistealueet, joilla tavoitteet aiotaan saavuttaa
  5. Miten edellä asetettujen painopistealueiden toteutumista ja niiden vaikutuksia liiketoimintaan seurataan?

Tälle tasolle vietynä viestintästrategiasta tulee erästä asiakaspalautetta mukaillen ”Yllättävän strateginen viestintästrategia, jonka viemistä arkeen en malta odottaa”. Lisäksi ihmisten on helppo sitoutua siihen, sillä se sekä lupaa että tarjoaa jo itsessään työkaluja siihen, mikä asema viestinnällä omassa tehtävässä on.

Kenen kanssa viestintästrategia tehdään?

Viestintästrategian linjauksista päättää luonnollisesti ylin johto, mutta ehdotukset linjauksista tehdään yhdessä henkilöstön kanssa – heitähän viestintästrategian avulla autetaan ja heidän tulisi siihen sitoutua.

Lisäksi työstössä hyödynnetään asiakas- tai sidosryhmäpalautteita tai -haastatteluita, mahdollisia maine- tai muita tutkimuksia ja muuta olemassa olevaa dataa, joskus myös lainsäädäntöä. Yksittäisten ihmisten mutuun tai haluun viestintästrategia ei voi perustua.

Haluaisitko tietää lisää? Lue myös postaukseni Mikä sisältöstrategia oikeastaan on? ja Viestintästrategia vai sisältöstrategia? Tai jos haluat sparrailla kanssani, soittele 040 576 1704 🙂