Miten saada koko organisaatio viestimään vaikuttavasti?

Viestinnän ja vuorovaikutuksen merkitys kilpailuedun ja asiakaskokemuksen ytimessä kasvaa jatkuvasti: isojen haasteiden ratkaisemiseen ja hyvään palveluun tarvitaan kaikkien osaamista ja kyvykkyyttä viestiä asiakaslähtöisesti. Viestinnän ammattilaiset ovat jo tiedostaneet keskitetyn harvain viestinnän ajan olevan ohi, mutta miten saada koko organisaatio mukaan?

Miten viedä viestinnän vain viestintäosaston tehtävänä näkevä organisaatio aikakauteen, jossa menestys syntyy jokaisen vuorovaikutuksesta, uskalluksesta ja halusta tuottaa hyvää kokemusta jakamalla omaa osaamistaan entistä laajemmin, entistä ennustamattomammassa ympäristössä? Miten auttaa asiantuntijoita ja johtoa innostumaan viestinnästä ja aktivoitumaan viestimään yhdessä koko organisaation laajuudella?

Ratkaisu löytyy viestintään liittyvän epävarmuuden hälventämisestä ja ajatusmallien uudistamisesta.

Auta luottamaan ja uskomaan itseensä

Itseohjautuvuusteoreetikkojen Richard Decinin ja Edward Ryanin mukaan ihminen motivoituu tekemään ensisijassa itselleen merkityksellisiä ja turvallisia asioita. Omaehtoisesti toimiakseen ihmisen on koettava kyvykkyyden, yhteyden ja hallinnan tunteita tarjolla olevaa asiaa kohtaan.

Viestinnästä innostumisen tärkein lähtökohta onkin turvan tunteen lisääminen ajatukseen, että viestisin aktiivisesti osana omaa työtäni.

Viestintään osallistuminen on monelle täysin uusi ajatus ja radikaali muutos, joka herättää helposti paljon epävarmuuden tunteita. Enhän minä ole viestijä, miten osaisin? Mistä viestisin? Mitä jos mokaan?

Olen käyttänyt vertausta laskuvarjohyppyyn: innostuakseen lajista ihmisen pitää olla melkoisen varma turvallisuudestaan ottaa askel kohti tuntematonta. Sama koskee viestintää.

Miten auttaa ihmisiä kokemaan yhdessä koko organisaationa viestiminen turvalliseksi?

Kolme keinoa lisätä viestinnän turvallisuutta

Kollektiivinen viestintä haastaa totutun viestinnän portinvartijaroolin isosti. Oman kokemukseni mukaan asiantuntijat, johdon ja muun organisaation saa parhaiten mukaan sillon, kun he saavat viestiä omaan osaamiseensa luottaen, oman äänensävynsä säilyttäen ja kun he saavat puhua itse tärkeinä pitämistään teemoista. Kun he kokevat asian omakseen, näkevät sen merkityksen ja tuntevat hallitsevansa homman.

Viestimään muita innostavan kannattaakin ensin tarkistaa, toteutuvatko seuraavat omaehtoisuuden edellytykset:

1) Moni haluaa auttaa, muttei olla henkilöbrändi

Viestintään osallistuminen saattaa tuntua vieraalta, jos sen hyötyjä ei ole osattu perustella kunkin omista tavoitteista käsin. Usein esimerkiksi muistutetaan mahdollisuudesta rakentaa omaa henkilöbrändiä ja tuoda osaamista näkyviin. Tästä kiinnostuneet ovat todennäköisesti aktiivisia sisällöntuottajia jo nyt, eivätkä välttämättä edes tarvitse innostumiseen tukea ja rohkaisua.

Se joukko asiantuntijoita, joka ei innostu henkilöbrändäämisestä, voi sen sijaan innostua viestinnästä, kun siihen saa suhtautua esimerkiksi asiakkaan auttamisena, asioista keskustelemisena tai maailman jäsentämisenä markkinoinnin, myynnin tai ajatusjohtajuuden rakentamisen sijaan.

Viestinnän asemoiminen osaksi parempaa palvelua ja asiakkaiden auttamista tekeekin siitä monelle lähestyttävämpää.

2) Lopputuloksen on tärkeä näyttää ja kuulostaa omalta

Moni viestintää välttelevä mieltää itsensä jo valmiiksi huonoksi kirjoittajaksi. Mielessä kaikuvat kouluajoilta opettajan vähättelevät sanat tai aiempi kriittinen palaute. Suurin osa arvostaa suuresti viestinnän ammattilaisen apua sisällön jäsentelyssä ja sujuvoittamisessa, mutta tekstin on tultava heidän omasta sydämestään.

Liian kovakätistä editointia kannattaa välttää, jos haluaa vahvistaa ihmisten omaa viestintäintoa, saada heidät jakamaan ylpeydellä tekstiään ja kirjoittamaan toisenkin kerran. Ihmisen on koettava teksti omakseen ja voitava allekirjoittaa se.

Konkreettisten viestintätaitojen kehittämisessä huomio onkin hyvä suunnata yleiseen viestintäymmärryksen vahvistamiseen kirjoitusvirheiden sijaan.

3) Asiantuntijan tulee voida olla uskottava myös kollegojen silmissä

Hyvää tarkoittavat neuvot kirjoittaa populaaristi ja yksinkertaistaen voivat etäännyttää, sillä silloin sisällöstä joutuu jättämään (liian) paljon pois. Sisällöstä voi tulla ammattilaisen silmin asiaa katsovan asiantuntijan arvion mukaan torso.

Lukijan huomiointi, tekstin ymmärrettävyys ja selkeys ovat tärkeitä, jotta viesti tulee luettua, mutta minusta ammattilaisen voi antaa kirjoittaa myös toiselle ammattilaiselle – etenkin niillä aloilla, joilla on kova kilpailu osaavista ihmisistä ja halutaan vaikuttaa myös alan sisällä.

Mihin viestijää sitten tarvitaan?

Jos kerran asiantuntijan on annettava olla oma itsensä, mihin viestinnän ammattilaisia sitten tarvitaan?

Ammattiviestijän tehtävä on näyttää suuntaa: mikä rooli viestinnällä on osana organisaation strategiaa, miten jokainen voi osallistua ja miten asiantuntijoiden tuottama sisältö on olennainen osa yhteisten tavoitteiden saavuttamista.

Uskon, että viestinnän ammattilaisista onkin tulossa entistä vahvemmin organisaationsa sisäisiä valmentajia, asiantuntijoiden ja johdon personal trainereita, jotka tsemppaavat ja fasilitoivat muita onnistumaan viestinnässä. Toisin sanoen he auttavat muita tunnistamaan omat vahvuutensa ja erityinen osaamisensa sekä uskomaan itseensä viestijöinä, sekä motivoitumaan mukaan viestimään aktiivisesti organisaation kanaville.

Me Valoriassa toimimme organisaatioiden työkaverina rakentamassa tällaista uuden ajan viestivää organisaatiota, jossa viestintä on osa jokaisen työtä. Tsemppaamme, sparraamme ja tuemme osaltamme johtoa ja asiantuntijoita viestintään heittäytymisessä, mutta myös viestintäjohtoa uudenlaisen kulttuurin rakentamisessa. Autamme mielellään myös teidän organisaationne uudistumaan viestinnässään.

Teksti on julkaistu myös ProCom viestinnän ammattilaisten Viestijät-blogissa 26.2.2020.