Helsingin yliopiston omistaman kiinteistöpalveluyhtiön HY247:n strategiatyö käynnistyi vision kirkastamisella yhdessä henkilöstön kanssa. Uudistetusta strategiasta tuli niin innostava, että se alkoi toteutua kuin itsestään ja siitä on haluttu ottaa mallia myös muualla. Valorialaisilla oli ilo fasilitoida sekä visiotyö että strategiaprosessi.
Vuonna 2018 yhtiöitetty HY247 keskittyi ensimmäisinä vuosinaan liiketoiminnan perustan rakentamiseen ja haltuunottoon. Muutaman vuoden kuluttua oli aika päivittää strategia.
– Aikaisempi strategia soveltui hyvin murroskauden tarpeisiin. Se ei kuitenkaan tarjonnut tarvitsemaamme uutta suuntaa, aloittaa toimitusjohtaja Antti Mäntynen.
Paikoilleen jäämistä ei pidetty vaihtoehtona, vaikka aikaa Helsingin yliopistosta irtautumisesta oli kulunut vasta suhteellisen vähän, eikä HY247:n henkilöstölle ollut ehtinyt muodostua yhteistä identiteettiä ja kulttuuria. Osan henkilöstöstä tiedettiin kaipaavan mennyttä, siinä missä osa odotti uudistuksia kuumeisesti.
Ajatuksia tulevaisuuden suunnasta ja oikeita tapoja palvella asiakasta tuntui olevan yhtä monta kuin ihmisiä. Mäntysen mukaan tilanteessa tarvittiin rohkeaa ja radiaaliakin irtiottoa – todellista suunnanmuutosstrategiaa.
– Meidän piti määrittää itsemme uudelleen suhteessa omistajaamme ja asiakkaaseemme sekä kumppaneihimme. Lisäksi oli löydettävä yhteiset tavoitteet, johtamistavat ja ydinpalvelut. Muutos oli niin kokonaisvaltainen, että siihen ryhtyminen jopa hirvitti hieman meitä johtoryhmäläisiä.
Visio toi suunnan, kilpailuetu ylpeyden omasta ainutlaatuisuudesta
Huoli henkilöstön suhtautumisesta osoittautui turhaksi heti työstövaiheen alkumetreillä, kun strategian päivitystä varten tehtiin visiotarina ja sitä käsiteltiin työpajoissa.
– Työpajoihin osallistuneet pääsivät peilaamaan omaa työtään ja tavoitteitaan visioon. Nopeasti kävikin ilmi, että suuri osa henkilöstöstä oikein odotti muutoksia ja halusi antaa oman panoksensa tulevaisuuden visiointiin, muistelevat strategiatyötä fasilitoineet Valorian ammattilaiset Laura Niemi ja Kati Keronen.
HY247:n hallintojohtaja Sari Hänninen ihastelee tarinan voimaa.
– Tarinan muotoon puettu visio todella auttoi ihmisiä näkemään tulevaisuuden selkeämmin. Ideat alkoivat peilautua siihen kuin itsestään.
Ehkä parasta HY247:n visiotyössä ja strategian päivityksessä oli se, että työ todella tehtiin yhdessä asiakkaiden, sidosryhmien ja henkilöstön kanssa. Strategiaan kirjattu kilpailuetu, haluttu positio ja keskeisimmät kehityslinjat on validoitu visiotyöstön aikana, kun ymmärrystä kerrytettiin edellisiä ryhmiä haastattelemalla sekä yhteisissä työpajoissa. Lisäksi hyödynnettiin olemassa olevaa muuta dataa.
Mäntyselle itselleen eräs uuden strategian tärkeimmistä asioista on kilpailuedun määrittäminen.
– Se auttaa meitä kaikkia ymmärtämään, miten ainutlaatuisia olemme, kehittämään liiketoimintaamme sekä tuntemaan ylpeyttä työstämme.
Strategian tuomat tulokset näkyvät jo arjessa
Visiossa kuvattu tilojen käytön muutos realisoitui poikkeusajan alettua nopeammin kuin kukaan olisi osannut aavistaa.
– Visio- ja strategiatyön myötä olimme jo valmistautuneet muutokseen, joten pystyimme reagoimaan nopeasti. Meille poikkeusaika oikeastaan vain todisti sen, että valitsemamme strategia on oikea, Hänninen toteaa.
Strategia on ollut uudistumiselle hyvä pohja ja sen tulokset näkyvät jo arjessa. Henkilöstökyselyn mukaan 80 % kertoo olevansa ylpeä työpaikastaan ja asiakastyytyväisyys nousee tasaisesti.
– Nyt meillä on oikeat tavoitteet ja riittävä tieto lähteä edistämään niitä. Ennen kaikkea meillä on usko siihen, että yhdessä pystymme kaikkeen tähän.
Strategia on juurtunut arkeen niin hyvin, että se vedetään esille aina, kun keskustellaan uudistustarpeista. Myös visiotarina on kovassa käytössä ja esimiehet hyödyntävät sitä usein tiimikeskusteluissa. Mäntynen ja Hänninen osoittavatkin Valorialle kiitokset niin vision ja strategian fasilitointiprosessista kuin lopputuloksestakin.
– Visiotyö pohjusti strategiaa erinomaisesti. Meillä ei olisi näin hienoa strategiaa ilman valorialaisia.