Tarve sekä välittömään ja avoimeen viestintään että tulevaisuutta luotaavaan strategiaviestintään kasvaa jatkuvasti. Esimiehillä on molemmissa viestintätehtävissä usein iso rooli, ja he tarvitsevat tukea tässä tärkeässä tehtävässä.
Oman kokemukseni mukaan tukea strategiaviestintään tarvitaan alkaen jo siitä, että strategiassa olisi määritelty selkeästi ja innostavasti organisaation suunta sekä toivottu tulevaisuus tai tavoitetila, visio. Näen vision olevan kuvaus siitä, millaisessa maailmassa teemme työtämme tulevaisuudessa – miten toimintaympäristö ja asiakastarve muuttuvat ja miten nämä muutokset vaikuttavat meihin.
Ilman kunnollista visiota strategia on menolippu määrittelemättömään tulevaisuuteen. Vastaamatta jää liian monia tärkeitä kysymyksiä.
Muuttuva maailma on muuttanut strategiatyötäkin ketterämmäksi. Strategiakaudet ovat lyhentyneet ja strategioita päivitetään jatkuvasti – aivan kuten pitääkin. Tämä aiheuttaa kuitenkin päänvaivaa strategian viestimisestä vastaaville viestijöille ja esimiehille.
Mistä saada strategiaviestintään merkityksellisyyttä ja johdonmukaisuutta? Jotain, jolla ihmiset saa orientoitumaan tulevaisuuteen ja innostumaan sen tuomista mahdollisuuksista. Mutta mitä?
Visio auttaa johtamaan ja luotaamaan tulevaisuuteen
Vastauksen tarjoaa visio, jonka käyttäminen strategiaviestinnän tukirankana tuo siihen johdonmukaisuutta ja pitkäjänteisyyttä. Jos strategiakausi onkin kaksivuotinen, visio voi luodata tätä pidemmälle, esimerkiksi 3-5 vuoden päähän, jopa pidemmälle.
Ja pidemmälle luotaavan vision tekeminen on minusta myös järkevää, sillä megatrenditason muutokset esimerkiksi asiakaskäyttäytymisessä eivät tyypillisesti tapahdu silmänräpäyksessä. Monet haasteista, joiden kanssa painimme juuri nyt, ovat olleet havaittavissa jo vuosia (kriisit ovat tietysti eri asia). Monet nyt päätään nostavat muutokset vaikuttavat liiketoimintaan toden teolla vasta vuosien päästä. Mutta niihin on hyvä valmistautua jo nyt – kaikilla organisaation tasoilla.
Minusta onkin harmillista, että vision ja sitä kautta tulevaisuusajattelun mahdollisuuksia ei aina huomata. Visio on voinut typistyä toimenpiteiden tai tavoitteiden bullet-listaksi, vaikka se voisi kertoa innostavan ja mielikuvitusta ruokkivan tarinan siitä, millaiseen tulevaisuuteen valmistaudumme ja mitä tämä muutos meiltä isossa kuvassa edellyttää.
Olen nähnyt visiotarinoiden voiman käytännössä. Se on valtava.
Strategiaviestinnän tehtävä on tukea uudistumista
Jatkuvassa muutoksessa ihmiset ja inhimillinen luovuus ovat jokaisen organisaation tärkeimmät voimavarat. Ei olekaan yhdentekevää, mihin henkilöstön fokus viestinnällä suunnataan: tähän hetkeen ja selviytymiseen vai tulevaisuuden menestykseen. Tulevaisuustutkija Arto Salosen mukaan menestyksen avaimet piilevät nimen omaan ihmisten suhtautumisessa tulevaisuuteen rahan tai teknologian sijaan.
Strategiaviestinnän tehtävä onkin auttaa ihmisiä suhtautumaan tulevaisuuteen myönteisesti ja innostuneesti: näkemään uhkien lisäksi myös mahdollisuuksia. Siksi strategiaviestintä luo sekä näköalaa että sisäistä varmuutta ja me-henkeä. Juuri niitä psykologisen turvallisuuden rakennusaineita, joiden varaan innovointikyvykkyys rakentuu.
Tulevaisuusajattelu ei sekään ole kuitenkaan äidinmaidossa kaikille periytyvä ominaisuus – etenkään kaiken kiireen keskellä. Kokemukseni mukaan se on ollut monelle vierasta, jopa vaikeaa. Aivan kaikilla organisaation tasoilla.
Samaan aikaan kokemus osoittaa, että niissä organisaatioissa, joissa tulevaisuustyötä on tehty määrätietoisesti ja sen tiimoilta on fasilitoitu esimerkiksi työpajoja, toimintatapa on koettu voimauttavaksi ja tuloksia on nähty nopeasti.
Yksin ei esimiehiä pitäisi jättää tämänkään tehtävän kanssa – vain harva heistä on luontainen visionääri, joka pystyy imaisemaan muut mukaansa. Tehtävässä tuetut esimiehet ylittävät omatkin odotuksensa ja ovat jatkossa entistä valmiimpia strategiaviestijöitä.
Työkaluja strategiaviestinnän tueksi
Perinteisesti esimiesten tehtävä on ollut viedä eteenpäin ajankohtaisia viestejä, ei johdatella tiimejään tulevaisuusajatteluun ja innostumaan strategiasta. Pyyntö kertoa strategiasta tiimille voi tuntua epämukavalta, ehkä jopa pelottavalta. Ilman tukea jokainen hoitaa homman parhaaksi katsomallaan tavalla, vaikka strategiaviestinnän tulisi olla yhtenäistä läpi organisaation.
Esimiehet ansaitsevatkin kaiken mahdollisen tuen strategian viestimisessä ja ihmisten sitouttamisessa. Heillä on kiirettä ja vastuita riittävästi ilman strategiaviestintääkin. Siksi tämä tärkeä ja vaativa tehtävä tulisi olla heille mahdollisimman innostava ja helppo. Innostusta tuo yleensä oman tiimin innostuminen ja työn nopeasti toteutuvat tulokset ja helpotusta taasen erilaiset hyväksi havaitut työkalut.
Eräs hyväksi havaittu työkalu esimiesten tukemiseksi on tulevaisuuteen luotaava visio- tai strategiatarina ja sen yhteyteen konseptoidut työkirjat, tehtäväpaketit, tulevaisuuspohdinnat tai osaamiskeskustelut. Kun nämä on valmisteltu yhdessä eri henkilöstöryhmien kanssa, ne ovat uskottavia ja samastuttavia. Ja kun niiden käyttöön on perehdytetty, ne on luontevaa ottaa osaksi tiimipalavereita tai muita kohtaamisia. Näissä hetkissä jokainen huomaa, että strategia on itse asiassa osa omaa työtä.
Kokemukseni mukaan ihmiset saavat visio- ja strategiatarinoista valtavasti innostusta ja intoa kehittää paitsi omaa työtään, myös koko tiimin, jopa koko organisaation toimintaa. Parhaimmillaan tarina toimii myös strategian uudistamisen lähtökohtana kuten eräällä asiakkaallamme.
Työkaluna visio- ja strategiatarina auttaa jokaista esimiestä kertomaan tulevaisuudesta samalla tavalla ja antaa mahdollisuuden työstää sitä eteenpäin oman tiiminsä kanssa. Yhtenäisen tarinan ja siihen suunnitellun osallistamispaketin avulla yksittäisten esimiesten ei tarvitse yhtäkkiä heittäytyä virtuoosimaisiksi viestijöiksi tai tulevaisuusnäkijöiksi, jos tällainen rooli ei ole itselle luonteva. Ja silti jokainen saa mahdollisuuden kuvitella tulevaisuus itse – ja innostua siitä.
