Tässäpä kysymys, jota ei mielestäni ole oikein aukottomasti kuvattu missään ja ehkä siksi kohtaan työssäni hyvin strategisia viestintäsuunnitelmia ja hyvin taktisia viestintästrategioita.
Lähdetään liikkeelle siitä, mikä viestintästrategia oikeastaan on. Itse kannustaisin näkemään viestintästrategian koko organisaation viestintäkyvykkyyttä kehittävänä työkaluna. Silloin siinä määritellään viestinnän tehtävä organisaatiossa olennaisena osana organisaation perustehtävää ja tulostavoitteita.
Tämä määrittely on avannut monelle mahdollisuuden lähteä aidosti kehittämään viestintää strategisena voimavarana, osana ihan jokaisen työtä. Se kun osoittaa selvästi, ettei yksikään tuote tai palvelu synny tai päädy asiakkaan käyttämäksi ilman, että ihmiset viestivät keskenään.
Viestinnässä ei siis ole kyse vain kivoista jutuista somessa tai muilla kanavilla, vaan liiketoiminnan keskeisestä kyvykkyydestä joka:
- Rakentaa moniäänistä ja aitoa viestintäkulttuuria, jossa viestintä on osa ydinpalveluiden tuottoa
- Varmistaa uudistumiskyvykkyyden tekemällä asiakkaan tarpeet ja odotukset tutuksi kaikille
- Pitää huolen siitä, että organisaation kaikilla tasoilla osataan viestiä selkeästi ja ymmärrettävästi
Tästä näkökulmasta viestintästrategiaan määritellään viestinnän perustehtävän lisäksi viestintää ohjaavat periaatteet sekä olennaisimmat, jokaisen työhön vaikuttavat kehityslinjat tai painopistealueet suhteessa strategisiin tavoitteisiin. Siihen ei linjata ydinviestejä, käytettäviä kanavia tai muita operatiivisia suunnitelmia. Niiden koti on eri tavoitteiden näkökulmasta tehtävissä viestintäsuunnitelmissa, jotka mielellään nivotaan yhteen liiketoiminnan toimintasuunnitelmien kanssa.
Myös jokaisen kehityslinjan osalta tehdään tarvittavat projektoinnit tai roadmapit erikseen. Silloin viestintästrategia pysyy tiiviinä ja visuaalisena dokumenttina (esimerkiksi .ppt), jonka ydin on esiteltävissä nopeasti aina kun tarvitaan ja eri työryhmien työtä on helpompi ohjata toisaalta kokonaisuuden kautta ja toisaalta konkreettisten suunnitelmien avulla.
Mitä viestintästrategia sisältää?
Viestintästrategian olennaisimmat sisällöt ovat:
- Viestinnän tehtävä organisaatiossa (osana perustehtävää ja/tai tavoitteita)
- Viestinnän periaatteet (arvot, viestintäkulttuuri, äänensävy)
- Viestintäkyvykkyyksien nykytila suhteessa kohdassa 1 kuvattuun tehtävään tai tavoitteeseen
- Keskeisimmät kehityshankkeet tai painopistealueet, joilla tavoitteet aiotaan saavuttaa
- Miten edellä asetettujen painopistealueiden toteutumista ja niiden vaikutuksia liiketoimintaan seurataan?
Tälle tasolle vietynä viestintästrategiasta tulee erästä asiakaspalautetta mukaillen ”Yllättävän strateginen viestintästrategia, jonka viemistä arkeen en malta odottaa”. Lisäksi ihmisten on helppo sitoutua siihen, sillä se sekä lupaa että tarjoaa jo itsessään työkaluja siihen, mikä asema viestinnällä omassa tehtävässä on.
Kenen kanssa viestintästrategia tehdään?
Viestintästrategian linjauksista päättää luonnollisesti ylin johto, mutta ehdotukset linjauksista tehdään yhdessä henkilöstön kanssa – heitähän viestintästrategian avulla autetaan ja heidän tulisi siihen sitoutua.
Lisäksi työstössä hyödynnetään asiakas- tai sidosryhmäpalautteita tai -haastatteluita, mahdollisia maine- tai muita tutkimuksia ja muuta olemassa olevaa dataa, joskus myös lainsäädäntöä. Yksittäisten ihmisten mutuun tai haluun viestintästrategia ei voi perustua.
Haluaisitko tietää lisää? Lue myös postaukseni Mikä sisältöstrategia oikeastaan on? ja Viestintästrategia vai sisältöstrategia? Tai jos haluat sparrailla kanssani, soittele 040 576 1704 🙂
