Työyhteisön viestintä on se, mistä yleensä vähintään löytyy henkilöstötutkimuksissa tai kehityskeskusteluissa sanottavaa. Syyttävä sormi osoittaa helposti viestintäyksikköä. Miten lähteä korjaamaan sisäisen viestinnän ongelmia?
Suhtautuminen sisäiseen viestintään tuntuu olevan johdossa ristiriitaista. Tiedonkulun ja työilmapiirin tiedetään olevan tärkeitä työn tehokkuudelle, hyvälle asiakaspalvelulle, ihmisten viihtyvyydelle ja jopa hyvinvoinnille. Silti työyhteisön keskinäisen viestinnän sujuvuuteen, viestintätapojen kehittämiseen ja etenkään ihmisten viestintäosaamiseen ei panosteta riittävästi.
Tämä näkyy vuodesta toiseen jatkuvana tyytymättömyytenä sisäiseen viestintään.
Ongelma ei kuitenkaan ratkea sälyttämällä syytä viestintäyksikön harteille. Heikossa sisäisessä viestinnässä on kyse koko työyhteisön yhteisestä viestintäkyvykkyydestä. Se ei korjaannu pelkästään viilaamalla intraa tai Teams-ohjeistuksia.
Syyt sisäisen viestinnän haasteille eivät siis yleensä löydy viestijöistä. Hyvä uutinen on se, että he viestinnän ammattilaisina voivat toki ratkaista tilanteen. Olennaista on lähteä korjaamaan ongelmaa juurilta pintatason paikkailun sijaan.
Mitä viestijä voi siis tehdä, jos sisäinen viestintä ei toimi?
Listasin kolme asiaa, joita kehittämällä olemme Valoriassa onnistuneet auttamaan johtoa ja viestijöitä sujuvoittamaan ja parantamaan työyhteisön keskinäistä viestintää.
Ymmärrys viestinnästä osana kaikkien työtä
Monet viestinnän ongelmat kiteytyvät siihen, että sisäinen viestintä ymmärretään edelleen kapeasti vain viestintäyksikön ja johdon asiaksi. Tällöin sekä kritiikki että kaikki kehittämistoimet suunnataan vain murto-osaan organisaation viestinnästä. Tosiasiassa ihan jokainen työntekijä, asiantuntija, esihenkilö ja päällikkö viestii kaiken aikaa omassa tehtävässään.
Ensimmäinen askel onkin ymmärtää sisäinen viestintä kaikkien organisaation ihmisten välisenä yhteydenpitona, vuorovaikutuksena ja tiedonkulkuna ja tarkastella sisäistä viestintää tästä näkökulmasta. Vasta kun sisäinen viestintä ymmärretään oikein, pystytään tarkastelemaan kaikkia sen prosesseja, kanavia ja kohtaamispisteitä ja niiden kipupisteitä – ja paikantamaan todelliset kehittämistarpeet.
Hyvä työkalu todellisten haasteiden tunnistamiseen on tehdä sisäisen viestinnän nykytilakartoitus ja muodostaa sen pohjalta tilannekuva sisäisen viestimisen tilasta ja kehittämistarpeista organisaatiossa. Tilannekuva auttaa myös johtoryhmää ja muuta organisaatiota oivaltamaan, kuinka pienen osan viestinnän ammattilaisten ja johdon tyypillisesti hoitama virallinen organisaatioviestintä tosiasiassa kattaa kaikesta sisäisestä viestinnästä.
Tarvittavien viestintätaitojen vahvistaminen
Tyypillisesti viestinnän ja tiedonkulun haasteet johtuvat ihmisten kyvykkyydestä, osaamisesta ja luottamuksesta viestiä erilaisissa tilanteissa. Tilannekuva johtaakin yleensä tarpeeseen selvittää tarkemmin ihmisten viestintäosaamisen tasoa ja kehittämistarpeita. Onko jokaisella omassa roolissa vaikuttavasti ja sujuvasti viestimiseen tarvittava ymmärrys ja valmiudet? Liittyykö viestimiseen epävarmuutta tai epätietoisuutta, joka estää sujuvaa tiedonkulkua ja ihmisten tarpeet huomioivaa vuoropuhelua haastavista aiheista?
Sisäisen viestinnän toimivuus edellyttää jokaiselta riittäviä viestinnällisiä valmiuksia. Näiden määrittely ja riittävän taitotason varmistaminen tulisi nähdä keskeisenä keinona kehittää sisäistä viestintää. Viestintäkyvykkyyden taso peilaa suoraan myös sisäisen viestinnän strategiseen merkitykseen: ihmisten kyvykkyys viestiä toisten kanssa vaikuttaa merkittävästi niin arvojen kuin työntekijäkokemustavoitteiden toteutumiseen. Viestintätaitojen ja sisäisen viestimisen tavoitteet kannattaakin rakentaa tukemaan näissä onnistumista.
Mittarit kanavista työntekijäkokemukseen
Sisäisen viestinnän toimivuuden mittaroinnissa huomio tulisi kääntää pelkästä tiedonkulun ja kanavien arvioinnista ja viestimäärien mittaamisesta viestinnän vaikuttavuuteen. Miten organisaation viestiminen onnistuu tukemaan yhteistyötä ja työn sujuvuutta ja tukee liiketoimintaa? Vaikuttavuuden mittaamisella päästään kiinni sisäisen viestinnän strategisiin ja myös tuottavuuden kannalta olennaisiin asioihin.
Käytännössä esim tehokkuudessa ja työn sujuvuudessa on yleensä kyse pitkälti viestintäkulttuurista ja niistä vakiintuneista tavoista, malleista ja tyylistä, jolla organisaatiossa viestitään toisten kanssa. Kulttuuri näyttäytyy muun muassa palaverikäytännöissä, sähköpostin käytössä ja ihmisten kokemuksena siitä, kannattaako ideaansa kertoa ääneen ja mitä muiden on tärkeä tietää.
Viestinnän haasteiden juurisyyt jäävät tavanomaisissa henkilöstötutkimuksissa pimentoon. Kulttuuritason haasteet selviävät vain paneutumalla siihen, mikä työn sujuvuutta ja yhteistyötä todella haastaa. Apuna voi käyttää tähän tarkoitukseen räätälöityä kyselyä, mutta parhaan kuvan haasteista saa eri henkilöstöryhmien kanssa käytävistä keskusteluista. Kun sisäisen viestinnän kehittämistarpeiden koko kuva on selvillä, voi tavoitteet ja mittarit suunnata oikein tukemaan vaikuttavuuden kehittämistä.
Jos haluat saada sisäisen viestinnän toimimaan ja tukemaan liiketoimintaa
- selvitä todelliset keskinäisen viestimisen ja tiedonkulun haasteet
- määrittele, millaista sisäistä viestimistä ja viestintäkulttuuria strategisten tavoitteiden ja arvojen toteutuminen edellyttää
- tunnista sisäisen viestimisen strategiset kehittämiskohteet
- linkitä sisäisen viestinnän tavoitteet ja suunnitelmat kehittämiskohteiden (esim viestintätaitojen) parantamiseen
- mittaa kehittämistoimien onnistumista ja viestinnän vaikuttavuuden ja kokemuksen kehitystä.
Pystyäkseen parhaalla tavalla tukemaan liiketoimintaa ja tavoitteiden toteutumista, sisäisen viestinnän näkökulma on laajennettava tiedottamisesta, ohjeiden laatimisesta, kanavakampanjoista ja viikkokirjeiden mittaamisesta syvemmälle viestintäkulttuurin ja ihmisten välisen viestimisen vaikuttavuuden ja sujuvuuden kehittämiseen.
Kaipaatko apua?
Olemme auttaneet monia johtamaan, kehittämään ja mittaamaan sisäistä viestintäänsä entistä vaikuttavammin ja tekemään siitä keinon tukea strategisten tavoitteiden saavuttamista. Autamme mielellään sinuakin! Voimme auttaa kumppanina esimerkiksi Työkaveri-mallilla ja sparrata viestinnän kehittämisessä. Ota yhteyttä ja jutellaan lisää!
