Metropolia ammattikorkeakoulun opiskelijoille suunnattu intranet oli sisällöltään sirpaloitunut, eivätkä opiskelijat kokeneet sitä hyödylliseksi. Nyt sisältömuotoilun keinoin uudistettu verkkopalvelu houkuttelee ennätysmääriä käyttäjiä ja kehittyy henkilöstön ja opiskelijoiden yhteistyössä.
”Suuri osa opiskelijoiden tarvitsemasta tiedosta sijaitsi aikaisemmin opiskelijoiden ja henkilöstön yhteisessä intranetissä. Halusimme erottaa nämä sisällöt toisistaan hallitusti ja tuoda pääosan opiskelijoille suunnatusta tiedosta kokonaan uudelle, julkiselle sivustolle”, kertoo verkkoviestinnän asiantuntija Satu Orkola Metropoliasta.
Asiakaslähtöinen sisältörakenne loi pohjan onnistumiselle
Kumppaniksi uudistukseen valittu Valoria analysoi ensin intranetin opiskelijoille suunnatut sisällöt, vertasi näitä Metropolian muihin opiskelijoille suunnattuihin verkkosisältöihin ja muodosti uudelle verkkopalvelulle tavoitteet.
”Tavoitteita vasten on mahdollista perustella uuden palvelun tarve, välttää päällekkäisyydet ja kohdentaa sisällöt”, kertoo sisältömuotoilun asiantuntija Sanna Sevänen Valoriasta.
Analyysin pohjalta Valoria syventyi käyttäjien tarpeisiin ja luonnosteli ensimmäisen version sisältörakenteesta. Sitä jatkojalostettiin kahdessa työpajassa Metropolian henkilöstön kanssa ja testattiin yhdessä opiskelijoiden kanssa.
”Sisältörakenne oli alusta saakka onnistunut. Henkilöstö ja opiskelijat toivat siihen omat tarkennuksensa. Valorian varma ote sai ihmiset heittäytymään mukaan”, jatkaa Orkola.
Uusi verkkopalvelu sai nimekseen Opiskelijan tietopankki. Se otettiin heti julkaisun jälkeen aktiivisesti käyttöön.
”Aiemmin opiskelijat eivät löytäneet sisältöjä, eivätkä osanneet käyttää niitä. Nyt ne ovat todella kovassa käytössä. Pelkästään ensimmäisen kuukauden aikana sivustolla oli 23 000 kävijää, ja meillä on alle 20 000 tutkinto-opiskelijaa, joille sivu on suunnattu.”
Osaaminen kasvoi ja yhteispeli kukoistaa
Sisältöjä uuteen verkkopalveluun tuottaa monikymmenpäinen asiantuntijajoukko. Heidän taitonsa ajatella opiskelijoiden tarpeita ja tuottaa niihin vastaavia sisältöjä yhteistyössä muiden kanssa kohentui Valorian järjestämässä koulutuksessa ja sisällöntuotannon työpajapäivässä.
”Erityisen tärkeä Valorian rooli oli näkökulman muuttamisessa. Isona apuna ovat olleet lisäksi koulutuksessa ja työpajapäivissä saadut työkalut ja mallit. Sisällöntuottajat ovat nyt suorastaan liekeissä ja opiskelijatkin antavat aktiivisesti palautetta kehittämisen pohjaksi”, Orkola sanoo.
Luottokumppani, joka auttoi ristiriitatilanteiden yli
Opiskelijan tietopankin julkaisun jälkeen Metropolia ryhtyi uudistamaan henkilöstön intranettiä yhdessä Valorian kanssa. Orkolan mukaan Valoriaan oli helppo luottaa molemmissa projekteissa.
”Hyppäsin mukaan henkilövaihdosten vuoksi projektien ollessa jo käynnissä. Valoria piti langat käsissään ja pystyin luottamaan etenemiseen täysin.”
Lisäksi ammattitaitoinen fasilitoija varmisti, että edes ristiriitatilanteisiin ei jääty jumiin.
”Tapaamiset oli aina hyvin valmisteltu, eikä meidän aikaamme mennyt sen miettimiseen, mitä tietoja projektissa kulloinkin tarvitaan. Hyvin luottamusta herättävä ja eteenpäin vievä toimintatapa.”
Voisimmeko auttaa sinuakin?
Tutustu Sisältömuotoilu-palveluumme tai soita Sanna Seväselle (040 510 8003). Tarjoamme apuamme kokonaisvaltaisissa uudistuksissa tai esimerkiksi jonkin sivuston osan selkeyttämisessä. Kysy rohkeasti!