Työyhteisön viestintä on se, mistä yleensä vähintään löytyy henkilöstötutkimuksissa tai kehityskeskusteluissa sanottavaa. Syyttävä sormi osoittaa helposti viestintäyksikköä. Miten lähteä korjaamaan sisäisen viestinnän ongelmia?
Suhtautuminen sisäiseen viestintään tuntuu olevan johdossa ristiriitaista. Tiedonkulun ja työilmapiirin tiedetään olevan tärkeitä työn tehokkuudelle, hyvälle asiakaspalvelulle, ihmisten viihtyvyydelle ja jopa hyvinvoinnille. Silti työyhteisön keskinäisen viestinnän sujuvuuteen, viestintätapojen kehittämiseen ja etenkään ihmisten viestintäosaamiseen ei panosteta riittävästi.
Tämä näkyy vuodesta toiseen jatkuvana tyytymättömyytenä sisäiseen viestintään.
Ongelma ei kuitenkaan ratkea sälyttämällä syytä viestintäyksikön harteille. Heikossa sisäisessä viestinnässä on kyse koko työyhteisön yhteisestä viestintäkyvykkyydestä. Se ei korjaannu pelkästään viilaamalla intraa tai Teams-ohjeistuksia.
Syyt sisäisen viestinnän haasteille eivät siis yleensä löydy viestijöistä. Hyvä uutinen on se, että he viestinnän ammattilaisina voivat toki ratkaista tilanteen. Olennaista on lähteä korjaamaan ongelmaa juurilta pintatason paikkailun sijaan.
Mitä viestijä voi siis tehdä, jos sisäinen viestintä ei toimi?
Listasin kolme asiaa, joita kehittämällä olemme Valoriassa onnistuneet auttamaan johtoa ja viestijöitä sujuvoittamaan ja parantamaan työyhteisön keskinäistä viestintää.
Ymmärrys viestinnästä osana kaikkien työtä
Monet viestinnän ongelmat kiteytyvät siihen, että sisäinen viestintä ymmärretään edelleen kapeasti vain viestintäyksikön ja johdon asiaksi. Tällöin sekä kritiikki että kaikki kehittämistoimet suunnataan vain murto-osaan organisaation viestinnästä. Tosiasiassa ihan jokainen työntekijä, asiantuntija, esihenkilö ja päällikkö viestii kaiken aikaa omassa tehtävässään.
Ensimmäinen askel onkin muodostaa käsitys sisäisestä viestinnästä ihmisten välisenä yhteytenä ja vuorovaikutuksena. Tämän myötä voi hahmottaa, mitä prosesseja, kanavia ja kohtaamispisteitä sisäiseen viestintään todellisuudessa sisältyykään, ja mitkä ovat niiden kipupisteet.
Tällainen sisäisen viestinnän nykytilan analyysi paljastaa nopeasti, miten pienen siivun viestijän ja toimitusjohtajan tyypillisesti hoitama virallinen organisaatioviestintä kaikesta sisäisestä viestinnästä kattaakaan. Analyysi antaa kättä pidempää todellista vaikuttavuutta tuottavien toimien tekemiseen.
Tarvittavien viestintätaitojen vahvistaminen
Ymmärrys sisäisen viestinnän nykytilasta johtaa luontevasti kysymykseen viestintäosaamisen tasosta. Onko jokaisella riittävät tiedot ja taidot viestiä yhteisissä kanavissa sujuvasti ja työkaverilähtöisesti?
Liikkeelle kannattaa lähteä määrittelemällä viestintätaidoille tavoitetasot. Apuna voi käyttää organisaation arvoja, työntekijä- ja asiakaskokemustavoitteita sekä äänensävyn ohjeistuksia. Näitä vasten on mahdollista kartoittaa henkilöstön viestintätaidot, rakentaa mittarit ja aloittaa viestintätaitojen systemaattinen kehittäminen osana työnkuvia.
Katse kanavista työntekijäkokemukseen
Kaikkineen sisäisen viestinnän toimivuuden mittaroinnissa huomio tulisi kääntää pelkästä tiedonkulun ja kanavien arvioinnista laajemmin yhteistyöhön ja työn sujuvuuteen. Silloin päästään kiinni strategisempiin ja myös tuottavuuden kannalta keskeisempiin asioihin.
Käytännössä sujuvuudessa onkin yleensä kyse viestintäkulttuurista ja niistä vakiintuneista tavoista, malleista ja tyylistä, jolla organisaatiossa on totuttu toimimaan toisten kanssa. Kulttuuri näyttäytyy muun muassa palaverikäytännöissä, sähköpostin käytössä ja ihmisten kokemuksena siitä, kannattaako ideaansa kertoa ääneen.
Tästä syystä viestinnän haasteiden juurisyyt jäävät tavanomaisissa tutkimuksissa pimentoon. Kulttuuritason haasteet selviävät vain paneutumalla rohkeasti siihen, mikä työn sujuvuutta ja yhteistyötä todella haastaa. Apuna voi käyttää tähän tarkoitukseen räätälöityä kyselyä, mutta parhaan kuvan haasteista saa eri henkilöstöryhmien kanssa käytävistä keskusteluista.
Nyt onkin aika siirtyä pintatason ohjeistuksista ja kanavakampanjoista syvemmälle viestintäkulttuuriin. Näin pystyt aloittamaan sisäisen viestinnän korjaamisen perustuksista alkaen.
Kaipaatko apua muutoksen rakentamiseen?
Olemme auttaneet perustan kunnostuksessa useissa organisaatioissa ja autamme mielellään sinuakin. Voimme auttaa kumppanina Työkaveri-mallilla tai hankkeistaa kehittämistoimet sopiviin paloihin. Tai voit tulla mukaan valmennusohjelmaamme, jossa saat käyttöösi huippuunsa hiotut työmenetelmämme ja tukemme 4 kk ajaksi, pääset tekemään itsellesi konreettisen viestinnän kehittämisen tiekartan sekä rakentamaan sisäisen viestinnän kehittämisen perustan kuntoon!
